Pernahkah Anda mendengar istilah business process alias proses bisnis? Tidak dapat dipungkiri, business process merupakan prosedur yang paling penting dalam laju sebuah perusahaan. Boleh dibilang, business process merupakan denyut nadi sebuah perusahaan.
Business process berfungsi sebagai roda penggerak sebuah perusahaan. Dengan fungsi vital tersebut, kinerja sebuah perusahaan sangat bergantung terhadap efisiensi serta efektivitas business process yang dimilikinya. Tidak heran jika akhirnya ditemukan aneka jenis metode serta cara-cara untuk meningkatkan laju sebuah bisnis.
Berbagai jenis metode serta cara peningkatan performa bisnis itulah yang kemudian dinamai Business Process Inprovement (BPI). BPI terdiri atas empat jenis metode, yaitu sebagai berikut.
- Six Sigma
- Total Quality Management (TQM)
- Business Process Re-engineering (BPR)
- Lean
Keempat metode business process tersebut mempunyai kelebihan serta karakteristik yang berbeda-beda. Setiap metode hadir menawarkan keuntungan serta kelemahan masing-masing.
Apa Itu Business Process?
Pentingnya peran business process dalam sebuah perusahaan membuat Anda perlu mengenal definisinya. Business process adalah sebuah kumpulan pekerjaan atau aktivitas yang saling berhubungan guna menyelesaikan masalah tertentu atau yang menghasilkan produk maupun layanan untuk mencapai satu tujuan.
Sebuah business process bisa dibagi-bagi ke dalam kelompok yang lebih kecil atau subproses. Setiap subproses mempunyai atribut masing-masing, namun tetap memiliki kontribusi dalam pencapaian tujuan super prosesnya. Pada umumnya, analisis sebuah business process melibatkan pemetaan proses serta subproses sampai tingkatan kegiatan atau aktivitas.
Selain itu, business process dapat diartikan sebagai sebuah aktivitas yang terukur serta terstruktur dalam menghasilkan produk tertentu yang ditujukan bagi konsumen tertentu pula. Dalam proses tersebut, terdapat penekanan kuat, yaitu “bagaimana” pekerjaan itu dilakukan di sebuah perusahaan. Penekanan terhadap “bagaimana” cara kerja perusahaan ini berbeda dengan fokus sebuah produk yang biasanya lebih mengutamakan aspek “apa”.
Karakteristik Business Process
Setelah cukup memahami definisi business process, saatnya Anda berkenalan dengan karakteristik sebuah business process. Berikut ini merupakan beberapa karakteristik umum yang mesti dimiliki oleh sebuah business process.
- Definitif yang berarti bahwa sebuah business process harus mempunyai batasan, masukan, dan keluaran yang jelas.
- Urutan yang berarti bahwa suatu business process harus didukung oleh aktivitas yang teratur atau berurutan sesuai ruang dan waktu.
- Pelanggan yang berarti bahwa business process harus memiliki sasaran penerima akhir atau konsumen (pelanggan).
- Nilai tambah, yang berarti bahwa transformasi dalam business process hendaknya memberikan nilai tambah bagi penerima.
- Keterkaitan, yang berarti bahwa business process harus terkait dalam sebuah struktur organisasi karena sebuah proses tidak mungkin bisa berdiri sendiri.
- Fungsi silang, yang berarti bahwa sebuah proses biasanya terdiri atas beberapa fungsi. Namun, hal ini tidak selalu berlaku demikian.
Seberapa Penting Peran Business Process dalam Perusahaan?
Jika ada yang bertanya mengenai seberapa penting peran business process dalam sebuah perusahaan, jawabannya sangat vital. Mengapa? Karena business process merupakan roda penggerak utama atau denyut nadi sebuah perusahaan. Berkembang atau tidaknya sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh business process.
Seperti yang telah diketahui bersama bahwa setiap perusahaan pasti menginginkan sebuah kemajuan atau peningkatan dalam hal pendistribusian produk guna mendapatkan keuntungan lebih besar. Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap perusahaan menerapkan berbagai strategi bisnis.
Salah satu bentuk strategi bisnis yang dapat diterapkan untuk lambungkan nilai penjualan serta menaikkan keuntungan adalah perusahaan harus senantiasa berorientasi pada tingkat kebutuhan dan kepuasan konsumen. Produk yang baik tentu hanya bisa dihasilkan melalui standar business process perusahaan yang baik pula.
Fungsi penting lain yang dimiliki business process adalah kemampuan untuk menekan biaya produksi yang harus dikeluarkan perusahaan. Namun, hanya business process yang benarlah yang dapat melakukan hal ini.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu repot-repot melakukan improvisasi dalam penyusunan standardisasi business process mereka. Bahkan, perusahaan sudah mampu meningkatkan efektivitas produksi serta operasionalnya berkat business process yang sudah berstandardisasi itu.
Keuntungan Business Process Berkualitas
Pertanyaan yang cukup sering muncul adalah keuntungan apa saja yang dapat diperoleh dari business process berkualitas? Jawabannya tentu saja banyak. Semua keuntungan tersebut akan sangat berpengaruh bagi kemajuan perusahaan yang tengah Anda pimpin.
Berikut ini merupakan beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari business process berkualitas.
- Mampu menghilangkan risiko terjadinya kesalahan.
- Dapat meminimalisasi penundaan produksi maupun distribusi.
- Dapat memaksimalkan pemakaian aset yang disesuaikan dengan kapasitas permintaan konsumen.
- Mampu memberikan kemudahan dalam pemahaman.
- Memberikan kemudahan dalam penggunaan.
- Memfokuskan perhatian pelanggan serta membuat mereka menyesuaikan diri terhadap perubahan kebutuhan.
- Mampu memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
Tantangan dalam Penerapan Business Process
Pelaksanaan atau penerapan sebuah business process tentu akan menemui berbagai kendala. Akan tetapi, seorang business analyst tentunya harus mengenal serta mampu menyelesaikan tantangan tersebut guna meningkatkan kemajuan perusahaan.
Berikut ini merupakan berbagai tantangan yang harus dihadapi dalam penerapan business process.
- Kesulitan dalam hal pemodelan interaksi yang terjadi antara pelaku produksi (manusia) dengan sistem yang ada.
- Minimnya pemahaman terhadap kajian proses perbedaan interaksi yang terjadi antara perusahaan dengan bisnis lain.
- Adanya perbedaan tingkat abstraksi sesuai tingkat pekerjaan dalam perusahaan yang berbeda pula.
Inefisiensi dalam Business Process
Meskipun sudah dirancang dan direncanakan sematang mungkin, penerapan business process tentu tidak bisa lepas dari faktor inefisiensi alias pemborosan. Terbilang, ada tujuh jenis pemborosan yang sering ditemui dalam penerapan business process setiap perusahaan. Yaitu, sebagai berikut.
1. Inefisiensi dalam Business Process - Over Produksi
Over produksi atau produksi berlebih bisa diartikan menghasilkan suatu produk secara berlebihan maupun lebih cepat dari yang diperlukan dalam tahap selanjutnya. Contoh pemborosan dalam hal over produksi ini adalah pembuatan kemasan yang mendahului pembuatan isinya sehingga menyebabkan penumpukan kemasan di gudang.
2. Inefisiensi dalam Business Process - Pergerakan
Pergerakan dalam hal ini adalah perpindahan berupa pergerakan karyawan yang terlalu sering, bahkan cenderung berlebihan. Misalnya, banyaknya karyawan yang melakukan pergerakan dari gudang menuju mesin fotokopi maupun ke ruang informasi.
3. Inefisiensi dalam Business Process - Menunggu
Menunggu dalam hal ini berarti seorang karyawan yang terlalu banyak diam tanpa melakukan aktivitas apa pun. Faktor menunggu ini merupakan penyumbang pemborosan terbesar bagi setiap perusahaan. Misalnya, karyawan terpaksa harus diam karena mesin produksi sedang rusak.
4. Inefisiensi dalam Business Process - Transportasi
Transportasi dalam hal ini berarti setiap tahap perpindahan pekerjaan maupun kertas isian dari satu tahap ke tahap berikutnya dalam sebuah proses. Contohnya, pemindahan barang dari gudang ke luar maupun sebaliknya.
5. Inefisiensi dalam Business Process - Proses Ekstra
Proses ekstra dalam hal ini berkonotasi ngatif, yaitu mengerjakan sebuah pekerjaan yang sebenarnya sudah selesai dikerjakan sehingga proses tersebut tidak diperlukan lagi. Contohnya, proses produksi yang tidak berjalan efisien akibat alat yang sudah tidak layak guna.
6. Inefisiensi dalam Business Process - Inventaris
Inefisiensi infentaris maksudnya adalah adanya persediaan yang berlebihan. Biasanya, hal ini terjadi akibat proses produksi yang tidak sesuai dengan permintaan konsumen. Contohnya, penumpukan bahan baku di gudang.
7. Inefisiensi dalam Business Process - Rusak atau Cacat
Yang dimaksud rusak atau cacat dalam hal ini adalah setiap bentuk kesalahan, eror, maupun koreksi, akibat pekerjaan yang tidak dilakukan secara baik. Contohnya, banyaknya hasil produksi yang cacat.
Itulah penjelasan lengkap mengenai business process serta peran penting dan bentuk pemborosannya. Dengan demikian, dapat diambil simpulan bahwa laju atau perkembangan sebuah organisasi maupun perusahaan sangat ditentukan oleh kualitas business process.
